Adakah Cover Letter Perlu Disertakan Sekali Apabila Ingin Buat Permohonan Kerja?

Cover letter boleh menjadi salah satu dokumen yang penting dalam membuat permohonan kerja kerana ia dapat menyerlahkan kelayakan anda dan memberikan gambaran konteks kepada majikan tentang latar belakang, personaliti dan keupayaan anda.

Setiap jawatan kosong telah menetapkan syarat keperluan serta kelayakan tertentu yang perlu ada pada pemohon. Jadi, anda mungkin tertanya-tanya sama ada cover letter perlu disertakan sekali semasa memohon pekerjaan ataupun tidak.

Sebelum itu, anda perlu faham tentang kepentingan cover letter serta bila dan mengapa cover letter dapat membantu anda dalam mengukuhkan lagi permohonan kerja yang dibuat dan meningkatkan peluang anda untuk ditemuduga oleh syarikat terbabit.

Penulisan kali ini akan membincangkan tentang keperluan cover letter dalam membuat permohonan kerja serta tips-tips untuk menulis cover letter dengan baik.

Adakah Cover Letter Perlu Disertakan Dalam Setiap Permohonan Kerja Yang Dibuat?
Jika majikan syarikat meletakkan syarat untuk menyertakan sekali cover letter dalam permohonan kerja, jadi anda perlu membuat dan menyerahkannya sekali dengan permohona kerja serta resume.

Ini akan menunjukkan kemahiran anda untuk mengikut arahan yang betul dan memberikan maklumat yang penting kepada majikan untuk memutusakan sama ada mereka ingin membawa permohonan anda ke peringkat seterusnya atau sebaliknya.

Cover letter boleh dijadikan sebagai peluang kepada anda untuk menerangkan secara terperinci tentang diri serta kelebihan anda berbanding calon-calon yang lain. Jadi, permohonan kerja anda mungkin akan menjadi lebih kukuh jika anda sertakan sekali cover letter.

Ada sesetengah syarikat tidak meletakkan cover letter sebagai dokumen wajib yang dihantar dan ada sesetengah syarikat meletakkan pilihan kepada pemohon sendiri. Dalam kes ini, saya sarankan kepada pemohon untuk hantar sahaja cover letter walaupun ianya tidak wajib.

Jika anda menghantar cover letter, ini menunjukkan bahawa anda merasa ingin tahu serta bersemangat dalam permohonan kerja tersebut dan bersedia untuk melakukan kerja-kerja tambahan di luar jangkaan.

Walaupun resume telah menyatakan pelbagai maklumat penting tentang pemohon, namun terdapat beberapa maklumat yang tidak sesuai diletakkan dalam resume tetapi sesuai diletakkan dalam cover letter.

Sebagai contoh, jika seseorang pekerja di syarikat terbabib mencadangkan diri anda untuk satu jawatan dalam syarikat yang sama, anda boleh meletakkan nama pekerja tersebut dalam cover letter anda.

Kenapa Cover Letter Perlu Disertakan Dalam Permohonan Kerja?

Cover letter boleh dijadikan sebagai hujah untuk menyokong diri anda, menerangkan kenapa anda merupakan calon yang terbaik untuk jawatan tersebut dan mewujudkan rangkaian dengan kumpulan pengambilan pekerja.

Terdapat banyak situasi di mana cover letter dapat mengukuhkan peluang anda untuk berhasil dalam pencarian kerja yang dibuat. Dibawah adalah beberapa sebab kenapa cover letter boleh menjadi dokumen yang penting dalam memohon suatu pekerjaan.

1. Menunjukkan Personaliti Diri
Setiap sesuatu jawatan memerlukan personaliti tersendiri. Sesetengah syarikat akan melihat kepada personaliti diri yang ada pada calon dalam tujuan memilih pekerja yang tepat. Cover letter merupakan dokume yang tepat untuk anda menerangkan tentang personaliti diri yang berkait dengan jawatan yang dimohon.

Sebagai contoh, jika anda memohon untuk menjadi guru tadika, bahasa yang anda gunakan dalam cover letter perlu menunjukkan bahawa anda merupakan seorang calon yang mesra, optimis dan berfikiran positif. Dengan kata lain, sifat-sifat yang anda nyatakan ini sangat sesuai dengan jawatan yang ditunjukkan.

2. Menerangkan Tentang Hubungan Anda Dengan Jawatan Tersebut
Secara asasnya, cover letter boleh digunakan untuk menerangkan hubungan anda dengan jawatan tersebut. Dengan kata lain, cover letter akan menunjukkan tentang kemampuan anda apabila anda mendapat jawatan tersebut.

Cover letter akan mengandungi maklumat tentang sebab anda memilih untuk jawatan atau syarikat tersebut untuk bekerja. Anda boleh berkongsikan tentang minat anda untuk bekerja dalam jawatan tersebut. 

Sebagai contoh, katakan bahawa anda meminati robotik sejak kecil lagi. Jadi, jika ada peluang pekerjaan yang dibuka berkaitan dengan robotik, anda boleh menunjukkan sifat minat anda dalam cover letter untuk permohonan kerja yang dibuat nanti.

Dengan kata lain, majikan akan melihat anda sebagai seorang yang optimistik dalam bidang berkaitan dan akan membuat kerja sebaik mungkin melalui cover letter yang dihantar. Juga, pihak majikan dapat mengelakkan diri dari mendapat calon yang hanya mahukan jawatan tersebut atas dasar gaji sahaja tanpa ada semangat untuk melakukan kerja dengans bersungguh-sungguh.

3. Menangani Jurang Serta Kelemahan

Cover letter merupakan dokumen yang sesuai untuk menerangkan tentang jurang serta kelemahan yang ada pada diri sendiri secara proaktif dan menjelaskan kenapa perkara ini menjadikan diri anda lebih unik.

Sebagai contoh, antara jurang serta kelemahan yang boleh dikatakan seperti jurang waktu pekerjaan, ijazah yang tidak lengkap atau jawatan dalam masa jangka pendek. Anda boleh menggunakan cover letter untuk membincangkan sebab perkara tersebut berlaku dan bagaimana anda meningkatan diri menjadi seorang yang lebih profesional dan teratur kerana perkara tersebut.

Sebagai contoh, jika anda mengalami kemalangan di tempat kerja dan mungkin mengambil cuti yang agak lama untuk pulih dari kecederaaan yang dialami, anda boleh berkongsi tentang perihal ini dengan cara yang lebih baik dan positif.

Anda boleh berkongsikan maklumat berkait dengan kemalangan tersebut dan bagaimana peristiwa tersebut dapat membantu anda menjadi lebih rajin dan arif tentang keselamatan di tempat kerja.

Secara amnya, cover letter boleh digunakan untuk menjelaskan tentang pengalaman anda tanpa mengira pengalaman baik ataupun buruk.

Adakah Permohonan Kerja Boleh Dibuat Tanpa Cover Letter?

Boleh sahaja. Secara asasnya, jika sesuatu syarikat menegaskan bahawa mereka tidak mahu cover letter, jadi jangan sesekali anda menghantar juga cover letter. Jika anda patuh pada arahan diberikan, ini memberikan gambar kepada mereka bahawa anda menghormati arahan serta tahu untuk mentafsirkan arahan tersebut dengan baik.

Anda perlu sentiasa peka dengan keperluan dokumen yang dinyatakan dalam iklan jawatan kosong. Jika iklan tersebut menyatakan yang mereka tidak mahu cover letter, jangan hantar cover letter. Jika iklan tersebut memberikan pilihan sendiri sama ada permohon boleh hantar cover letter atau tidak, anda dinasihatkan untuk hantar cover letter.

Jika situasi anda tidak memerlukan cover letter, jadi anda perlu memastikan yang resume anda dapat memberikan gambaran sepenuhnya tentang diri anda. Dengan kata lain, resume tersebut mampu menjawab persoalan-persoalan yang ada dalam cover letter.

Apa Yang Perlu Ada Dalam Cover Letter
Berikut dibawah merupakan elemen yang ada pada cover letter yang sering berjaya dalam permohonan kerja.

1. Maklumat Yang Boleh Dihubungi
Asas yang perlu ada pada permulaan cover letter adalah header yang mengandungi nama, lokasi, nombor telefon serta alamat emel. Nama tersebut perlu diletakkan nama penuh dan bukannya nama panggilan sahaja.

Lokasi tidak perlu dinyatakan secara spesifik. Hanya bagi lokasi umum seperti nama daerah dan negeri. Pastikan nombor telefon dan alamat emel yang dinyatakan adalah aktif.

Anda juga boleh meletakkan pautan porfolio atau laman web peribadi yang mengandungi sampel hasil kerja anda. Dengan kata lain, jika majikan hendak melihat hasil kerja anda sebelum ini, beliau hanya perlu rujuk pada pautan tersebut.

Penulisan maklumat yang baik dan mudah untuk dirujuk akan menunjukkan sikap profesional yang ada dalam diri serta dapat membantu majikan untuk menghubungi anda dengan lebih mudah jika mereka berminat dengan anda.

2. Kata Kunci Atau Frasa Yang Berkait
Ianya sangat penting untuk meletakkan kata kunci atau frasa yang berkaitan dengan kerja. Secara mudahnya, setiap cover letter yang dibuat hanya spesifik untuk satu permohonan kerja sahaja.

Kebanyakan syarikat atau organisasi bergantung kepada applicant tracking system (ATS) atau sistem penjejakan pemohon (SPP) dimana sisiem tersebut berfungsi untuk mengimbas permohonan yang dibuat oleh calon dan menyemak tentang kata kunci atau frasa yang terdapat dalam permohonan tersebut.

Dengan kata lain, jika cover letter anda tidak mengandungi kata kunci atau frasa yang berkaitan dengan kerja, sudah tentu sistem akan menolak cover letter tersebut dan seterusnya, peluang anda untuk ke peringkat seterusnya akan jadi tipis.

Sebagai contoh, jika anda mohon kerja dengan jawatan akauntan, cover letter anda perlu mengandungi isi kandungan yang berkaitan dengan akauntan. Antara kata kunci atau frasa yang berkait adalah akauntan, audit, kewangan, cukai dan sebagainya.

Analisis huraian kerja dan serlahkan beberapa ciri teras dan kebolehan yang kelihatan penting dan perhatikan yang mana yang anda miliki. Memasukkan beberapa topik yang disebut seperti program perisian, pensijilan dan ciri watak boleh membantu anda mendapatkan perhatian pengurus pengambilan pekerja.

Anda perlu menganalisa tentang deskripsi permohonan kerja dan menyenaraikan kemahiran yang diperlukan dengan kemahiran yang anda miliki. 

3. Pencapaian Semasa
Pencapaian semasa yang perlu dinyatakan tidak semestinya pencapaian yang berteraskan kepada sijil. Jika pencapaian tersebut berkaitan dengan kemahiran baru yang dipelajari, anda juga boleh nyatakan dalam cover letter.

Sebagai contoh, jika anda mempelajari tentang cara penggunaan Microsoft Excel dengan baik serta mampu untuk menggunakan pelbagai fungsi yang ada, maka anda boleh letakkan pencapaian tersebut walaupun ia tidak mempunyai sijil.

Jika pencapaian yang bersijil pula, anda digalakkan untuk meletakkan pencapaian yang berkaitan dengan jawatan tersebut. Sebagai contoh, jika anda memohon jawatan akauntan, anda mungkin boleh nyatakan tentang anugerah yang dicapai dalam bidang akauntan atau matematik semasa anda sedang belajar di universiti.

Anda juga boleh meletakkan pencapaian bersijil dari program luar seperti kelas yang mengajar tentang cukai yang dianjurkan oleh pihak luar. 

Tips Untuk Menulis Cover Letter Yang Baik
Dibawah merupakan tips untuk menulis cover letter dengan baik dan berkesan.

1. Proofreading

Setelah selesai menulis cover letter, ianya sangat penting untuk proofreading cover letter tersebut sebelum diserahkan kepada pihak majikan syarikat.

Proofreading bermaksud proses pembacaan berulang-kali pada sesuatu bahan untuk mencari dan membetulkan kesalahan yang ada.

Dengan kata lain, anda perlu memastikan yang cover letter anda menggunakan tatabahasa, ejaan serta tanda baca yang betul, terutama jika permohonan kerja yang dibuat berkaitan dengan penulisan.

Jangan risau, terdapat pelbagai aplikasi dan perisian di internet yang boleh digunakan untuk proofreading dokumen anda. Penggunaan perisiaan dapat memudahkan anda untuk proofreading dokumen dengan lebih tepat dan cepat.

Walaubagaimana, anda tetap disarankan untuk proofreading secara manual sebagai langkah berjaga-jaga jika sistem ada terlepas pandang tentang kesalahan yang wujud dalam cover letter.

2. Gunakan Format Yang Betul

Cover letter merupakan surat rasmi. Jadi format yang digunakan sangat penting. Menggunakan format yang betul, bersih serta mudah dibaca akan dapat membantu anda menonjolkan diri menjadi lebih profesional dan teliti. Format yang boleh digunakan dalam cover letter adalah seperti berikut.

Margin 1 inci (1-inch margins)

Saiz fon 10 poin atau 12 poin (10-point or 12-point font size)

Fon klasik yang boleh dibaca (A classic, readable font)

Dakwat hitam (black ink)

Jarak tunggal (Single spacing)

Satu muka surat atau kurang (One page or less)

3. Gunakan Bahasa Yang Betul
Jangan sesekali menggunakan bahasa rojak dalam penulisan cover letter. Gunakan bahasa baku serta mudah difaham dan dibaca oleh majikan. Pastikan gaya bahasa yang digunakan dapat memberikan makna yang betul untuk ditafsirkan.

Gaya penulisan yang dibuat perlu profesional dan jangan gunakan gaya penulisan seperti pelajar sekolah rendah. Gunakan perkataan yang berada pada aras bahasa yang tinggi. Sebagai contoh, perkataan canggih ditukarkan kepada sofistikated.

Jika anda merasakan bahawa anda seorang yang bekerja keras dan berdisiplin, frasa yang boleh digunakan adalah 'menepati masa' ataupun 'menyiapkan kerja dalam tempoh masa ditetapkan'.

Penggunaan kata tidak perlu melebih asalkan makna yang dinyatakan akan sampai kepada majikan yang membacanya.

4. Ikuti Garis Panduan Yang Telah Ditetapkan
Setiap majikan mempunyai langkah tersendiri tentang cara untuk menghantar permohonan kerja anda.

Baca iklan kerja dengan teliti untuk memahami arahan yang disediakan untuk menghantar atau memuat naik bahan permohonan anda.

Sebagai contoh, sesetengah majikan meminta calon menyerahkan cover letter mereka dalam Format Dokumen Mudah Alih (PDF) atau sesetengah majikan mungkin mahu anda menghantarnya melalui e-mel kepada mereka dan bukan melalui portal kerja.

Rumusan

Secara dasarnya, cover letter merupakan dokumen yang sangat penting sebagai bantuan tambahan dalam permohonan kerja. Walaupun begitu, anda sesetengah pihak tidak mahu calon menghantar cover letter. Jadi, paling penting, anda perlu sediakan cover letter setiap kali ingin buat permohonan kerja.

Jika mereka mahu cover letter, anda boleh menghantar terus kepada majikan terbabit. Jika mereka tidak mahu cover letter, anda boleh menyimpannya dan dijadikan sebagai bahan rujukan pada masa hadapan.

Itu sahaja dari saya untuk penulisan kali ini. Jika ada apa - apa persoalan, boleh komen dibawah. Saya akan cuba jawab soalan - soalan yang diberikan dengan sebaik mungkin. Sekian, terima kasih.